Huishoudelijk reglement
HUISHOUDELIJK REGLEMENT HBR
Artikel 1. ALGEMEEN
1. De vereniging genaamd: HOCKEYVERENIGING BERKEL EN RODENRIJS, hierna te noemen: de vereniging of HBR.
2. De vereniging is gevestigd in de gemeente Lansingerland.
3. Dit huishoudelijk reglement is een nadere uitwerking van de statuten van de vereniging.
Artikel 2. HET CLUBTENUE
1. De kleuren van de vereniging zijn geel en blauw.
2. Het tenue van de vereniging bestaat uit:
a. een geel shirt met een donkerblauwe bovenbies;
b. een donkerblauwe broek (heren/ jongens) of een donkerblauwe rok (dames/ meisjes);
c. blauwgeel geringde kousen.
3. Alle spelers, met uitzondering van de allerjongste jeugd, zijn verplicht tijdens wedstrijden waarbij zij de vereniging vertegenwoordigen het clubtenue te dragen (tenzij de reglementen van de KNHB anders bepalen); voor de allerjongste jeugd kan in overleg met de begeleider van het team afgeweken worden van de voorgeschreven kleding; bij barre weersomstandigheden kunnen de begeleiders van de teams (ontvangend en gastteam) in onderling overleg bepalen dat bijvoorbeeld trainingsbroeken aan kunnen blijven.
4. Volgens het KNHB reglement Veldhockey dient men te spelen in het officiële tenue van de vereniging waarvoor men uitkomt. Bij een veel op elkaar gelijkend tenue dient de bezoekende partij zich te kleden in een duidelijk afwijkende kleur. Er is voor HBR een officieel uit-tenue beschikbaar: een donkerblauw shirt en donkerblauwe sokken. Het is niet verplicht dit tenue aan te schaffen; het is toegestaan een donkerblauw shirt en donkerblauwe sokken naar eigen keuze te dragen.
5. De vereniging maakt gebruik van een kledingplan. Dit betekent dat elk lid bij de aanvang van het seizoen tegen betaling een shirt in bruikleen van de club ontvangt. Bij ontvangst van het shirt dient ieder lid te tekenen voor ontvangst en de bijbehorende voorwaarden.
6. Het bestuur bepaalt of het clubtenue (van een team of teams) mag worden voorzien van vastgestelde accenten, zoals sponsoruitingen. In geval van sponsoruitingen zal regelgeving van de KNHB worden gevolgd aangaande grootte en positie van sponsoruitingen (Regeling ‘reclame op wedstrijdtenue’).
Artikel 3. JAARLIJKSE CONTRIBUTIE, ENTREEGELD EN BIJDRAGE KLEDINGPLAN
1. Senior-, junior- en jongste jeugd-, trim en NCS leden zijn aan de vereniging verschuldigd:
a. lidmaatschapsgeld
b. contributie
c. bijdrage voor het kledingplan
2. a. Alle nieuwe leden dienen bij hun toetreding tot de vereniging verplicht eenmalig entreegeld te betalen. Het entreegeld wordt vastgesteld door de algemene ledenvergadering.
b. Elk lid van de vereniging is verplicht tot betaling van een jaarlijks door de algemene ledenvergadering vast te stellen contributie en bijdrage voor het kledingplan.
c. Bij hernieuwd toetreden binnen vijf jaar wordt dit entreegeld niet geheven.
3. Zij, die gedurende het verenigingsjaar, doch voor één december als lid tot de vereniging toetreden zijn verplicht tot betaling van het entreegeld, de bijdrage voor het kledingplan en de gehele jaarlijkse contributie voor het verenigingsjaar. Zij, die op of na één december toetreden, zijn verplicht tot betaling van het (gehele) entreegeld, de bijdrage voor het kledingplan en de helft van de jaarlijkse contributie voor dat verenigingsjaar. Zij, die op of na één maart toetreden, zijn verplicht tot betaling van het (gehele) entreegeld, de bijdrage voor het kledingplan en 25 procent van de jaarlijkse contributie voor dat verenigingsjaar. Bij hernieuwd toetreden binnen vijf jaar wordt dit entreegeld niet geheven.
4. Leden kunnen geen voorwaarden stellen aan contributie betalingen dat wat de vereniging voornemens is of was te bieden aan trainingsfaciliteiten, competitiewedstrijden, teamsamenstelling en organisatie als deze door overmacht of andere onvoorziene omstandigheden niet uitvoerbaar blijken te zijn. De contributie kan niet eigenhandig worden verrekend dan wel deels worden voldaan en de betaling ervan kan niet worden uitgesteld.
5. Voor gezinnen met meer dan twee op hetzelfde adres wonende leden geldt korting op de jaarlijkse contributie. De korting wordt vastgesteld door de algemene ledenvergadering.
6. Het aantal gezinsleden wordt vastgesteld per 1 september van het lopende seizoen. Later toetredende leden worden pas in het nieuwe seizoen meegenomen bij de bepaling van de korting.
7. Bij leden die niet via automatische incasso betalen wordt een administratieve toeslag in rekening gebracht. De administratieve toeslag wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene ledenvergadering.
8. De contributie is verschuldigd bij aanvang van het seizoen. Contributies worden in principe betaald via automatische incasso in één of meerdere termijnen. Als een lid er voor kiest dit niet te aanvaarden is een administratieve toeslag van toepassing (de hoogte hiervan wordt door ALV vastgesteld als onderdeel van contributievoorstel van het bestuur – indien er een wijziging noodzakelijk is). In deze gevallen dient een lid ook binnen 14 dagen na factuur datum te betalen. Leden ontvangen bij aanvang van het seizoen een contributiefactuur per gezin (uiterlijk 30 september). Bij leden die betalen via automatische incasso wordt de factuur in twee termijnen van ieder 50% geïncasseerd, de eerste termijn na 1 maand, de tweede termijn 4 maanden later (dus uiterlijk 31 oktober en 28 februari). Leden die zelf betalen dienen dit binnen 2 weken na factuurdatum betaald te hebben. Voor senioren/veteranen wordt de zaalcontributie via een aparte factuur in rekening gebracht. De incasso van deze factuur vindt plaats in een termijn (uiterlijk 31 december). Bij nieuwe leden die na 30 september lid zijn geworden vindt de incasso het eerste jaar in 2 termijnen plaats op uiterlijk 31 december en 28 februari). Bij nieuwe leden die na 1 december lid zijn geworden vindt de incasso het eerste jaar in één termijn plaats, uiterlijk 28 februari. Nieuwe leden die na 1 februari lid zijn geworden dienen het eerste jaar zelf te betalen; in dit geval wordt er geen administratieve toeslag in rekening gebracht.
9. Leden die voor een automatische incasso opteren dienen de penningmeester daartoe schriftelijk (via email geldt ook als schriftelijk) te machtigen. Indien automatische incasso, ondanks een daartoe afgegeven machtiging, na twee pogingen geen resultaat oplevert, is de penningmeester bevoegd door de ledenvergadering vast te stellen administratiekosten per factuur/lid in rekening te brengen.
10. Indien bovengenoemde betalingen niet binnen de gestelde termijn zijn ontvangen, stuurt de penningmeester een aanmaning inclusief door de ledenvergadering vast te stellen administratiekosten per lid.
11. Het incassobeleid is ter competentie van de penningmeester (en de door de penningmeester aangestelde contributiecommissie). De penningmeester kan indien hij dit nodig acht gebruik maken van de diensten van een incassobureau/deurwaarder. De incassokosten komen voor rekening van de debiteur. Tevens zal een lid bij het niet betalen worden geschorst en niet meer aan trainingen, wedstrijden en toernooien kunnen deelnemen.
12. In bepaalde gevallen kan er een restitutie plaatsvinden van (een gedeelte) van de contributies.
a. In geval van verhuizing, blessures, ziektes, buitenlandstages, reizen (langer dan 3 maanden) kan er een restitutie plaatsvinden van maximaal 75% van de betaalde contributie gekoppeld aan de resteerde looptijd van het seizoen. Er wordt maximaal 75% gerestitueerd in verband met het doorlopen van het bondslidmaatschap. Het betreffende lid dient hiervoor een verzoek in te dienen bij de penningmeester, die de hoogte van de restitutie, al dan niet in overleg met de contributiecommissie, coaches en/of Technische Commissie) vaststelt.
b. Indien er sprake is dat een lid verplaatst wordt van een topsportteam naar een breedteteam bij de aanvang van of tijdens het seizoen kan restitutie plaatsvinden. In dat geval wordt 50% van de toeslag over deze periode (toeslag gedeeld door 8 speelmaanden) gerestitueerd nadat de (laatste) contributie betaling is ontvangen.
c. Het te restitueren bedrag moet minimaal € 10,— bedragen. Voor bedragen daaronder vindt geen restitutie plaats.
13. In principe is schriftelijke opzegging voor 1 mei noodzakelijk voor alle leden, en voor NCS leden geldt als datum 1 juni. De uitzondering is dat een lid ook schriftelijk mag opzeggen binnen 14 dagen na het bekend maken van de elftal indeling. Als er na 1 mei of niet binnen 14 dagen na bekendmaking van de teamindeling schriftelijk is opgezegd spreken we van een te late opzegging. In geval van een te late opzegging voor aanvang van de competitie wordt nog steeds 25% in rekening gebracht. Voor late opzeggingen gedurende de eerste maand van competitie wordt 50% in rekening gebracht. Daarna wordt de volledige contributie in rekening gebracht (dus geen restitutie van in rekening gebrachte contributie).
14. In principe vindt er geen korting op de contributie plaats voor nieuwe leden die overkomen van een andere vereniging waar zij ook contributie moesten betalen/te laat hebben opgezegd, behalve de bondsbijdrage als deze al door de andere vereniging is betaald.
Artikel 4. COMMISSIES EN SECRETARIATEN
1. Het bestuur kan commissies benoemen.
2. Tevens kunnen er gedelegeerd penningmeesters aan deze commissies worden toegevoegd, met name aan de sponsorcommissie en aan de commissies binnen sociale zaken (budgetteren en actuele kosten van alle activiteiten naast het “normale” hockey en het opvolgen van eventuele extra betalingen voor deze activiteiten – naar de normale contributie).
3. Het bestuur kan per verenigingsjaar besluiten om één of meer commissies op te heffen dan wel samen te voegen.
4. De commissies worden in beginsel voor de periode van een jaar benoemd. Het lidmaatschap van een commissie kan tussentijds eindigen door het eindigen van het lidmaatschap van de vereniging, door bedanken of door ontslag door het bestuur.
5. Eventuele bezwaren van de leden tegen een benoeming van een (lid in een) commissie kunnen bij het bestuur kenbaar worden gemaakt. Het bestuur zal vervolgens een besluit nemen over het wel of niet benoemen van dit lid.
6. Een commissie bestaat uit één of meer leden. Zij wijst uit haar midden een voorzitter aan en eventueel een penningmeester aan.
7. Een commissie vergadert zo vaak als zij nodig acht, met dien verstande dat het bestuur een minimum aantal vergaderingen kan vaststellen voor een bepaalde commissie.
8. De commissies brengen indien gewenst in de algemene ledenvergadering verslag uit van hun activiteiten. De commissies kunnen een budget voor hun activiteiten door het bestuur toegewezen krijgen. De commissies dragen de uit hun activiteiten voortvloeiende kosten en opbrengsten over aan de penningmeester van de vereniging en leggen daarover verantwoording af aan het bestuur.
9. Het bestuur benoemt minimaal 2 vertrouwenspersonen, waarvan minimaal 1 man en 1 vrouw. Leden die problemen ondervinden binnen de vereniging, zoals bijvoorbeeld ongewenste intimiteiten of voortdurende wrijving binnen het team, kunnen de hulp inroepen van de vertrouwenscommissie. De gesprekken zullen vertrouwelijk worden behandeld.
Artikel 5. PEILDATA EN ONDERVERDELING JUNIOR-, EN JONGSTE JEUGDLEDEN EN SENIORLEDEN
1. De peildatum voor de leeftijdsbepaling van het seniorlidmaatschap, zoals genoemd in artikel 7 lid 2 van de statuten is één oktober, een en ander conform voorschriften van de KNHB.
2. De peildatum voor de leeftijdsbepaling van het jongste jeugdlidmaatschap, zoals genoemd in artikel 7, lid 3 van de statuten is één oktober, een en ander conform voorschriften van de KNHB.
3. Juniorleden worden in de categorieën A t/m D ingedeeld op basis van hun geboortedatum; jongste jeugdleden worden in de categorieën E en F ingedeeld, eveneens op basis van hun geboortedatum een en ander conform voorschriften van de KNHB.
Artikel 6. AANMELDING LEDEN, VOORWAARDEN TOELATING
1. Een natuurlijk persoon die lid wenst te worden van de vereniging dient het inschrijfformulier geheel ingevuld en ondertekend in te dienen bij de secretaris van de vereniging of ledenadministratie. Minderjarigen kunnen alleen worden toegelaten als lid indien het inschrijfformulier wordt mede ondertekend door hun wettelijke vertegenwoordiger.
2. Een lid wordt toegevoegd c.q. ingedeeld in een team op basis van indeling als beschreven in artikel 4.
3. Het bestuur is bevoegd een wachtlijst in te stellen in het geval er onvoldoende veld-, trainings- en/of teamcapaciteit is. Het bestuur is bevoegd nader te bepalen welke criteria gelden voor het aanleggen van de wachtlijst en de volgorde van toelating van nieuwe leden.
4. Het bestuur behoudt zich het recht voor om een lidmaatschap te weigeren.
5. Behoudens goedkeuring van het bestuur is een gelijktijdig lidmaatschap van een andere hockeyvereniging niet toegestaan. Met uitzondering als het slechts gaat om het deelnemen aan zaalhockeycompetitie en/of -trainingen.
6. Een lid mag niet in een (ander) team meetrainen of – spelen dat onder een ander contributieabonnement valt dan waar het lid formeel is ingedeeld, behoudens goedkeuring van het bestuur.
Artikel 7. LEDENREGISTRATIE
1. De ledenadministratie houdt een register bij waarin onder andere de namen en de adressen van de leden worden bijgehouden.
2. Ieder lid moet beschikking hebben over een email-adres.
3. Ieder lid is verplicht bij wijziging van zijn (email)adres hiervan meteen de secretaris van de vereniging of ledenadministratie schriftelijk of via email in kennis te stellen.
Emailadressen en telefoonnummers kunnen ook door de leden zelf worden aangepast door in te loggen op de website. Eventuele kosten die door de vereniging moeten worden gemaakt om een adreswijziging op een andere wijze te achterhalen, worden op het desbetreffende lid verhaald.
Artikel 8. VERPLICHTINGEN VAN LEDEN
1. Conform het in artikel 10 van de statuten vastgestelde, kan het bestuur hand- en spandiensten opdragen of verplichtingen opleggen aan de leden van de vereniging. Tot die diensten en/of verplichtingen behoren onder meer de onderstaande punten:
a. alle leden zijn verplicht mee te werken aan de uitvoering van het door de ledenvergadering goedgekeurde arbitragereglement.
Dit reglement voorziet (onder meer) in:
- de verplichting van C jeugd of ouder deel te nemen aan een spelregelcursus ter verkrijging van het hockeybewijs. Indien het examen niet behaald is, is de speler niet gerechtigd aan competitiewedstrijden deel te nemen en,
- de verplichting van B jeugd of ouder om bij toerbeurt conform een door de arbitragecommissie opgesteld rooster als scheidsrechter op te treden
- het opleggen van sancties aan leden die zich niet dit reglement houden
- leden die niet willen fluiten kunnen worden verplicht om een andere activiteit voor de vereniging te doen met een gelijkwaardige tijdsbelasting.
b. de verplichting van de leden om te helpen bij het onderhoud van clubhuis.
c. seniorleden doen verplicht per toerbeurt bar- en schoonmaakdiensten.
Artikel 9. VERPLICHTINGEN VAN OUDERS
Ouders van jeugdleden zijn verplicht zich binnen de vereniging verdienstelijk te maken door per toerbeurt, conform een door de barcommissie op te stellen rooster, bardiensten te verrichten in het clubhuis, vervoer van de spelers of speelsters naar- en van uitwedstrijden te verzorgen volgens een door de coach of aanvoerder op te stellen rooster, coaching/begeleiding van teams. Naast de hierboven genoemde verplichte functies, zijn er vele andere functies waar de inzet van ouders noodzakelijk is.
Artikel 10. SPONSORING
1. Voor sponsoruitingen dient de sponsor aan bepaalde voorwaarden te voldoen en moet een sponsorovereenkomst aangaan.
2. Regels ten behoeve van sponsoring zijn opgelegd in het vastgestelde sponsorbeleid.
Artikel 11. SANCTIES/BOETES
1. Bij het niet of onvolledig uitvoeren van de opgedragen taken heeft het bestuur het recht aan leden of teams sancties/boetes op te leggen.
2. Het bestuur kan besluiten boetes opgelegd door de KNHB voor rekening te laten komen van het lid of de leden of het team wier gedrag aanleiding vormde tot het opleggen van de boete. Hieronder valt ook het niet komen opdagen bij een door de KNHB vastgestelde competitiewedstrijd.
3. Bij het onherstelbaar beschadigen van een door de vereniging in bruikleen gegeven shirt en/of trainingspak aan een lid, zal het Bestuur de kosten voor vervanging doorberekenen.
4. Ieder lid is aansprakelijk voor schade die het aan ieder ander materiaal, dat eigendom is van de vereniging of is afgestaan aan de vereniging, heeft aangericht.
5. Indien het herstellen van de door een lid toegebrachte schade aan materiaal kosten met zich meebreng, beslist uiteindelijk het bestuur wie de kosten draagt.
6. Het bestuur is niet aansprakelijk voor schade toegebracht aan eigendommen van welke aard dan ook van leden of derden in het gebouw of op het terrein van de vereniging aanwezig.
Artikel 12. VEILIGHEID EN ORDE
1. Elk lid, alle vrijwilligers, betaalde krachten, verplichten zich de veiligheid van leden en gasten van de vereniging te bevorderen en na te streven. Elk lid volgt onmiddellijk de aanwijzingen daartoe van het bestuur of namens het bestuur optredende functionarissen. Het is verboden zich zodanig te gedragen dat veiligheid en/of persoonlijke integriteit van leden en gasten in gevaar komt.
2. Elk lid, hun ouders of verzorgers, alle vrijwilligers, betaalde krachten, verplichten zich tot sportief en fatsoenlijk gedrag in en buiten het veld volgens algemeen aanvaarde standaarden, de spel -en arbitrageregeling van de KNHB, maar ook alles wat de vereniging en de KNHB onder noemer “Sportiviteit en Respect” en “Shake Hands“ uitdragen.
3. Elk lid, hun ouders of verzorgers, alle vrijwilligers, betaalde krachten en bezoekers, zijn verplicht zich te houden aan de regels zoals samengevat in het document “Huisregels HBR”.
4. In het document “Huisregels HBR” zijn door het bestuur praktische regels vastgesteld en vastgelegd aangaande het gebruik van het clubhuis, het complex en accommodatie, gedragingen, fatsoensnormen en omgangsvormen tijdens het hockeyspel – de wedstrijd en de training – als ervoor en erna.
Overtreding van deze huisregels c.q. onacceptabel gedrag kan, indien het leden betreft, leiden tot verwijdering van het complex, tot schorsing en eventueel beëindiging van het lidmaatschap en/ of beëindiging van de vrijwilligers ta(a)k(en). Indien het betaalde krachten betreft zullen gepaste maatregelen worden genomen. Indien onacceptabel gedrag wordt vertoond door niet-leden en bezoekers, kan het bestuur de bezoeker (doen) verwijderen van het complex.
5. Elk lid draagt zorg voor zijn eigen eigendommen. De vereniging of het bestuur is nimmer aansprakelijk voor beschadiging, vernietiging, ontvreemding e.d. van eigendommen van leden.
6. Elk lid is verplicht handelend op te treden bij handhaving van orde indien en zodra de situatie daarom vraagt.
7. Elk lid draagt zorg voor het op juiste wijze gebruik en onderhoud van verenigingsmateriaal dat wordt uitgereikt of beschikbaar is gesteld voor trainingen en/of wedstrijden, zoals onder andere: ballen, pionnen, hesjes, en keepersuitrustingen. Het is materiaal dat door de vereniging voor algemeen of ieders gebruik is aangeschaft en hergebruikt wordt, en waar we zuinig op moeten zijn.
8. Elk lid is verantwoordelijk voor de door hem uitgenodigde gasten.
9. Het is niet toegestaan om zonder toestemming van het bestuur (commerciële) diensten aan te bieden aan leden, medeteamgenoten of aan derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van de accommodatie en/of faciliteiten van de vereniging en/of naam van de vereniging worden aangeboden. Ook niet diensten die in relatie tot hockey of hockeytrainingen staan en waarvoor een vergoeding wordt gevraagd aan leden, deelnemers en/of derden, om de eventuele kosten hiervan te dekken. Initiatieven hiertoe dienen altijd in het algemeen belang van de leden te worden getoetst.
Artikel 13. AANSPRAKELIJKHEID
1. Bestuurs- en commissie leden zijn nimmer persoonlijk aansprakelijk voor handelen of nalaten van handelen indien ze bevoegd gehandeld hebben. Elk lid vrijwaart bestuurs- en commissieleden van aansprakelijkheidstelling.
2. Leden die bevoegd namens de vereniging hebben gehandeld of wier bevoegd handelen de vereniging is toe te rekenen zijn nimmer in persoon aan te spreken en nimmer persoonlijk aansprakelijk. Ieder gewoon lid aanvaardt de risico’s die met het spelen van hockey al dan niet in competitie verband samenhangen. Ieder lid verplicht zich tot nemen van maatregelen ter waarborging van eigen veiligheid en gezondheid en die van anderen.
Artikel 14 REGISTREREN EN VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS EN BEELDRECHT
1. Het bestuur houdt een register ten behoeve van de ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking, teamindeling, kledingplan, uitnodigen voor trainingen, wedstrijden, toernooien, bijeenkomsten, werving vrijwilligers en sponsoren. In het register worden alleen die gegevens bijgehouden die voor het realiseren van het doel van de vereniging noodzakelijk zijn.
2. Doorgifte van de gegevens zonder een besluit van de algemene ledenvergadering en zonder het recht op bezwaar gebeurt voor de noodzakelijk door de vereniging aan derden te verstrekken gegevens, waaronder aan de bond, en aan overheden, onder andere in verband met te verkrijgen subsidies. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk gelet op het doel of een bestaande wettelijke verplichting.
3. Tijdens trainingen, wedstrijden en hockeygerelateerde activiteiten bij HBR worden regelmatig foto’s genomen van acties en sfeerbeelden waarop leden van HBR, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de website en /of social media van HBR verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan dient dit via secretaris@hbrhockey.nl kenbaar te worden gemaakt. Het bestuur van HBR maakt in dit geval de afweging of het belang van de betrokkene op het betreffende beeldmateriaal zwaarder weegt dan het verenigingsbelang. Indien dit het geval is zal het betreffende beeldmateriaal worden verwijderd.
Deze opt-out mogelijkheid is niet van toepassing op algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop gefotografeerde niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd. Portretten van leden kunnen worden opgenomen op de website en of social media van HBR ten behoeve van teamidentificatie.
Artikel 15. WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT
1. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement behoeven de instemming van de algemene ledenvergadering. De leden worden vooraf geïnformeerd omtrent het wijzigingsvoorstel.
2. Besluiten tot wijziging treden in werking op de dag, volgende op die waarop de algemene ledenvergadering die besluiten neemt, tenzij de vergadering een later tijdstip vaststelt.
Artikel 16. SLOTBEPALING
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Artikel 17. BIJLAGEN
Tot het huishoudelijk reglement behoren tevens:
- Huisregels
- Sponsorbeleid
- Arbitragereglement
Deze stukken zijn te vinden op de website van de vereniging
Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld door de algemene ledenvergadering d.d. 21 januari 2020 en per 22 januari 2020 in werking getreden.